Сотрудник едет в командировку на личном автомобиле как оформить
документы для оформления, налоги и взносы с выплат — СКБ Контур
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы |
Проезд на автомобиле |
||
|---|---|---|---|
| cотрудника | работодателя | ||
| аренда | компенсация за использование | ||
| Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) | • | — | — |
| Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) | • | — | — |
| Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) | •* | — | — |
| Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) | — | • | — |
| Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) | • | • | • |
| Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) | • | • | • |
| Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) | • | • | • |
| Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) | • | • | • |
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Попробуйте бесплатноНалогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
- арендную плату за автомобиль работника;
- расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
- компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
НДФЛ
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
- арендная плата за автомобиль работника;
- компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
- компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов |
Налог на прибыль |
НДФЛ |
Страховые взносы |
|---|---|---|---|
| Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа | Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией | Облагается (при выплате у налогового агента) | Не облагается |
| Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле | Не облагается | ||
| Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества | Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 | Не облагается** | |
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как вычесть командировочные расходы (с примерами)Хорошие новости: большинство регулярных расходов на командировки не облагаются налогом.
Еще более приятная новость: если поездка в основном для деловых поездок, вы можете взять отпуск на несколько дней и при этом вычесть поездку из своих налогов (с чистой совестью).
Несмотря на то, что мы не советуем использовать этот вычет, мы с по хотим, чтобы вы поняли, как использовать этот процесс, чтобы сэкономить на своих налогах, и получить некоторые НИОКР, пока вы на нем.
Следуйте инструкциям в этом руководстве, чтобы точно определить, что можно рассматривать как командировочные расходы, и как не пересекать черту.
Поездка должна квалифицироваться как «командировка»
К сожалению, вы не можете просто прыгнуть на следующем самолете на Багамы и списать поездку в один гигантский бизнес-расход. Чтобы списать командировочные расходы, IRS требует, чтобы основная цель поездки была для деловых целей.
Вот как убедиться, что ваше путешествие квалифицируется как командировка.
1. Вам необходимо покинуть свой налоговый дом
Ваш налоговый дом - это место, где базируется ваш бизнес. Поездка на работу технически не является «деловой поездкой» до тех пор, пока вы не покинете свой налоговый дом дольше обычного рабочего дня с намерением вести бизнес в другом месте.
2. Ваша поездка должна состоять «в основном» из бизнеса
IRS измеряет ваше время в днях. Чтобы уехать в командировку, вам нужно провести большую часть своей поездки, занимаясь бизнесом.
Например, скажем, вы уходите на неделю (семь дней). Вы проводите пять дней, встречаясь с клиентами, и пару дней, отдыхая на пляже. Это квалифицируется как командировка.
Но если вы проведете три дня, встречаясь с клиентами, и четыре дня на пляже? Это отпуск. К счастью, дни, в которые вы путешествуете и из вашего местоположения, считаются рабочими днями.
3. Поездка должна быть «обычной и необходимой».
«Обычный и необходимый» - это термин, используемый IRS для обозначения «обычных» расходов для бизнеса, учитывая отрасль, в которой он находится, и «необходимой» для осуществления предпринимательской деятельности.
Если проходят две практически идентичные конференции - одна в Гонолулу, а другая в вашем родном городе - вы не можете списать все расходы на поездку на Гавайи.
Аналогичным образом, если вам нужно арендовать автомобиль, чтобы передвигаться, у вас будут проблемы с списанием стоимости Range Rover, если Toyota Camry доставит вас туда так же быстро.
То, что квалифицируется как «обычное и необходимое», может временами казаться серой областью, и у вас может возникнуть искушение обмануть ее. Наш совет: ошибаться на стороне осторожности.Если IRS решит провести расследование и обнаружит, что вы заявили о расходах, которые не были необходимы для ведения бизнеса, вы можете столкнуться с серьезными штрафами.
4. Вам нужно заранее спланировать поездку
Вы не можете появиться в Universal Studios , раздавать визитки всем, кого встречаете в очереди на американские горки, называть это «сетью» и вычитать стоимость поездки из своих налогов. Деловую поездку нужно планировать заранее.
Перед поездкой спланируйте, где вы будете находиться каждый день, когда, и опишите, с кем вы ее проведете.Запишите свои планы в письменном виде, прежде чем уйти. Если возможно, отправьте копию по электронной почте кому-нибудь, чтобы получить отметку времени. Это помогает доказать, что за вашей поездкой стояли профессиональные намерения.
Дни, в которые вы путешествуете и из вашего местоположения, считаются рабочими днями.
Правила отличаются, когда вы путешествуете за пределами США
Правила деловых поездок немного смягчены, когда вы путешествуете за границей.
Если вы путешествуете за пределами США, вам нужно всего лишь потратить , по крайней мере, 25% своего времени за пределами страны на ведение бизнеса , чтобы поездка была квалифицирована как командировка.
Если вы путешествуете за пределами США, но тратите менее чем на 25% своего времени, занимаясь бизнесом, вы все равно можете вычесть командировочные расходы пропорционально тому, сколько времени вы потратили на работу во время поездки.
Например, скажем, вы отправляетесь в пятидневную международную поездку. Если вы тратите два дня на ведение бизнеса, вы можете вычесть всю стоимость авиабилетов как деловые расходы, потому что два дня из пяти равны 40% вашего времени.
Но если вы потратите один день из пятидневной поездки на деловые поездки - или всего 20% своего времени в пути - вы сможете вычесть только 20% от стоимости вашего авиабилета, потому что поездка больше не квалифицируется как бизнес.
Перечень командировочных расходов
Вот несколько примеров вычетов из командировки, на которые вы можете претендовать:
- Билеты на самолет, поезд и автобус между вашим домом и пунктом вашего бизнеса
- Сборы за багаж
- Прачечная и химчистка во время поездки
- Прокат автомобиля стоит
- Отель и Airbnb стоит
- 50% приемлемых деловых блюд
- 50% блюд во время поездки в пункт назначения и обратно
Путешествие
В командировке вы можете вычесть 100% стоимости поездки до пункта назначения, будь то билет на самолет, поезд или автобус.Если вы арендуете машину, чтобы добраться туда и передвигаться, эта стоимость также подлежит вычету.
Проживание
Стоимость проживания не облагается налогом. Вы также можете вычесть стоимость проживания в дни, когда вы не ведете бизнес, но это зависит от того, как вы планируете поездку. Хитрость заключается в том, чтобы вклинивать «выходные дни» между рабочими днями.
Вот пример маршрута, чтобы объяснить, как это работает:
Четверг: Перелет в Дарем, Северная Каролина.
Пятница: Встреча с клиентами.
Суббота: Уроки танцев промежуточной линии.
Воскресенье: Уроки продвинутых танцев.
Понедельник: Встреча с клиентами.
Вторник: Лететь домой.
Четверг и вторник - дни командировок (помните: дни командировок в командировках считаются рабочими днями). А в пятницу и понедельник вы будете вести дела.
Не было бы смысла лететь домой на выходные (в нерабочие дни), а только возвращаться в Дарем для деловых встреч в понедельник утром.
Итак, поскольку вы технически останавливаетесь в Дареме в субботу и воскресенье, между днями, когда вы будете заниматься бизнесом, общая стоимость вашего проживания в поездке не облагается налогом, даже если вы на самом деле не работаете на выходных.
Не ваша вина, что ваши встречи с клиентами происходят в Дареме - неофициальной столице танцев США.
Питание и развлечения во время вашего пребывания
Даже в командировке вы можете вычесть только часть расходов на питание и развлечения, которые особенно облегчают бизнес.Так что, если вы находитесь в Луизиане и заключаете сделку по некоторым самородкам аллигатора, вы можете списать 50% счета.
Просто убедитесь, что вы отметили в квитанции или в своем приложении для отслеживания расходов характер вашей встречи - с кем вы встречались, когда и что вы обсуждали.
С другой стороны, если вы пробуете местную кухню и для этого нет чёткого делового обоснования, вам придется платить за еду из собственного кармана.
Питание и развлечения во время путешествия
Во время поездки в пункт назначения, где вы ведете бизнес, питание, которое вы едите по пути, может быть вычтено на 50% как деловые расходы.
Это может быть вашим шансом попробовать местные деликатесы и записать их в налоговую декларацию. Просто убедитесь, что ваши вкусы не слишком экстравагантны. Как и любые вычитаемые расходы на бизнес, питание должно оставаться «обычным и необходимым» для ведения бизнеса.
Привлечение друзей и семьи в командировку
Не хотите провести отпуск в деловой поездке в одиночестве? Хотя вы не можете напрямую вычесть расходы на привлечение друзей и родственников в командировки, некоторые расходы можно косвенно компенсировать.
Вождение к месту назначения
Есть три или четыре пустых места в вашей машине? Не стесняйтесь, чтобы заполнить их. Пока вы путешествуете по делам и аренда автомобиля является «необходимым и обычным» расходом, вы все равно можете вычесть свой бизнес-пробег или стоимость аренды автомобиля, даже если к вам присоединятся другие.
Одно исключение: если вы несете дополнительный пробег или «ненужные» расходы на аренду, потому что вы берете свою семью с собой в поездку, эти расходы больше не вычитаются, потому что они не являются «необходимыми или обычными».”
Например, допустим, вам пришлось арендовать очень большой фургон, чтобы привезти своих детей в командировку. Если вам не нужно было арендовать одно и то же транспортное средство, чтобы путешествовать в одиночку, расходы на очень большой фургон больше не считаются бизнес-вычетом.
Аренда места для проживания
Аналогично расходам на вождение, вы можете вычесть жилье, эквивалентное тому, которое вы использовали бы, если бы путешествовали в одиночку.
Однако, есть некоторая гибкость. Если вы платите за жилье для размещения вас и вашей семьи, , вы можете вычесть часть стоимости жилья , что эквивалентно тому, что вы заплатили бы только за себя .
Например, скажем, номер в отеле на одного человека стоит 100 долларов, но номер в отеле, который может вместить вашу семью, стоит 150 долларов. Вы можете арендовать опцию в 150 долларов и вычесть 100 долларов в качестве деловых расходов, потому что 100 долларов - это сколько вам заплатил бы, если бы ты оставался там один.
Этот вывод может сэкономить вам много денег на жилье для вашей семьи. Просто убедитесь, что вы держите чеки и записи, в которых указаны цены на разные номера, на случай, если вам нужно будет обосновать расходы на IRS
Heads up. Когда дело доходит до AirBnB, линии становятся размытыми. Легко сравнить стоимость гостиничного номера с одной кроватью и гостиничного номера с двумя кроватями. Но когда вы сравниваете существенно разные варианты жилья с разными владельцами - например, с пул-хаусом или кондоминиумом - становится трудно оправдать вычеты. Придерживаясь «традиционного» жилья, такого как гостиницы и мотели, вы можете избежать проверки во время аудита. А если есть сомнения: спросите у налогового консультанта.
То есть технически ваша поездка в отпуск? Вы по-прежнему можете претендовать на любые связанные с бизнесом расходы
В тот момент, когда ваш отдых пересекает черту от «командировки» до «отпуска» (e.грамм. вы тратите больше дней на поджаривание булочек, чем на закрытие сделок) вы больше не можете вычитать расходы на командировки.
Как правило, «отпуск» это:
- Поездка, в которой вы не проводите большую часть дня в бизнесе
- Деловая поездка, резервное копирование которой невозможно, с правильной документацией
Тем не менее, вы все равно можете вычесть регулярные расходы, связанные с бизнесом, если вам случается вести бизнес, пока вы находитесь в отпуске.
Например, скажем, вы посещаете Портленд для развлечения, и один из ваших клиентов также живет в этом городе.У вас есть обеденная встреча с вашим клиентом, пока вы находитесь в городе. Поскольку обед связан с бизнесом, вы можете списать 50% стоимости обеда так же, как и любые другие расходы на деловую еду и развлечения. Просто убедитесь, что вы храните квитанцию.
Между тем, другие расходы, связанные с «отпуском», которые позволили встретиться с этим клиентом лично, - билеты на самолет в Портленд, аренда автомобиля, чтобы вы могли ездить по городу, - не могут быть вычтены; Поездка все еще в отпуске.
, если ваша деловая поездка на вашем собственном транспортном средстве
Существует два способа вычета расходов на командировки, когда вы пользуетесь своим собственным автомобилем.
- Метод фактических расходов
- Стандартный метод оценки пробега
Фактические расходы - это сумма фактических затрат, связанных с использованием вашего автомобиля (бензин, страховка, новые шины, плата за парковку, плата за парковку при посещении клиента и т. Д.), И умножение их на процент времени, в течение которого вы их использовали. для бизнеса.Если в течение налогового года это было 50% для бизнеса, вы бы умножили общую стоимость автомобиля на 50%, и это была бы сумма, которую вы вычитали.
Стандартный пробег - это место, где вы отслеживаете бизнес-мили, которые проехали в течение налогового года, а затем запрашиваете стандартную ставку пробега (для налогового года 2019 года это 0,58 долл. США за пробежанную милю).
Стоимость нарушения правил
Не пытайтесь подать заявку в командировку, если у вас нет документов, подтверждающих это. Используйте приложение, такое как Expensify, чтобы отслеживать бизнес-расходы (особенно, когда вы путешествуете на работу) и овладеть искусством ведения делопроизводства для малого бизнеса.
Если вы претендуете на списание с правомочности и ведете надлежащую документацию, у вас должны быть все записи, необходимые для обоснования вычетов во время налоговой проверки.
Говоря о том, что, если ваша компания помечена для аудита, IRS поставит перед собой цель уведомить вас по почте как можно скорее после вашей регистрации. Обычно это в течение двух лет с даты подачи заявки. Тем не менее, IRS оставляет за собой право вернуться еще шесть лет назад.
Налоговые санкции за недопустимые вычеты из коммерческих расходов
Если вас поймали на заявлении о вычете, на который вы не имеете права, что помогло вам заплатить существенно меньший подоходный налог, чем вы должны были, вы будете оштрафованы.В этом случае «существенно меньше» означает эквивалент разницы в 10% от того, что вы должны были заплатить, или 5000 долларов США - в зависимости от того, какая сумма больше.
Штраф обычно составляет 20% от разницы между тем, что вы должны были заплатить, и тем, что вы фактически заплатили в подоходном налоге. Это на вершине восполнения разницы.
В конечном итоге вы платите 120% от того, что обманули в IRS.
Если вы немного запутались на этом этапе, не переживайте. Вот пример, чтобы показать вам, как это работает:
Предположим, вы обычно платите подоходный налог в размере 30 000 долларов.Но из-за заявленного вами вычета вы платите только подоходный налог в размере 29 000 долларов.
Если IRS решит, что заявленный вами вычет неправомерен, вам придется заплатить IRS 1200 долларов. Это 1000 долларов, чтобы компенсировать разницу, и 200 долларов за штраф.
Форма 8725 может помочь вам избежать налоговых штрафов
Если вы считаете, что налоговые вычеты могут быть оспорены IRS, есть способ, которым вы можете подать их, избегая при этом каких-либо шансов быть оштрафованными.
Форма заявки 8275 вместе с вашей налоговой декларацией.Эта форма дает вам возможность выделить и объяснить вычет в деталях.
Если вы прошли аудит и вычет, указанный в Форме 8275, окажется незаконным, вам все равно придется заплатить разницу, чтобы компенсировать то, что вы должны были заплатить в подоходном налоге, но вы сэкономить 20% штрафа.
К сожалению, заполнение формы 8275 не уменьшает ваши шансы на аудит.
Где требовать командировочные расходы
Если вы работаете не по найму, вы будете требовать командировочных расходов в Приложении C, которое является частью формы 1040.
-
Когда дело доходит до использования налоговых списаний, которые мы обсуждали в этой статье - или любых налоговых списаний, в этом отношении, - необходима поддержка профессиональной бухгалтерии и доверенного CPA.
Точная финансовая отчетность поможет вам понять движение денежных средств и отследить вычитаемые расходы. Помимо регистрации ваших налогов, CPA может определить вычеты, которые вы могли упустить из виду, и представлять вас во время налоговой проверки.
Узнайте больше о том, как найти, нанять и работать с бухгалтером.И когда вы будете готовы передать свою бухгалтерию на аутсорсинг, попробуйте Bench.
,Советы по планированию деловой поездки
Выполните следующие 6 шагов для эффективной командировки:
- Заранее подготовьтесь к поездке
- Выбирайте жилье по цене и удобству
- Создать маршрут
- Исследуйте свой пункт назначения
- Запомни свою электронику, аксессуары и проездные документы
- Подготовьтесь к встрече
В современном цифровом мире мы можем общаться в разных часовых поясах в любой момент.Тем не менее, когда речь идет о посредничестве или установлении прочных и долгосрочных деловых отношений, ничто не может сравниться с личным взаимодействием. По прогнозам, в глобальном масштабе расходы на деловые поездки возрастут до 1,6 трлн долларов США к 2020 году 1 в соответствии с этой тенденцией.
Корпоративные поездки по-прежнему так важны, и для каждого, кто совершает командировку, важно тщательно подготовиться. Когда вы прибываете в пункт назначения спокойно и хорошо подготовлены, вы лучше подготовлены, чтобы произвести хорошее впечатление и сосредоточиться на цели своей встречи.Подготовка позволяет вашему вниманию сосредоточиться на здесь и сейчас, следя за тем, чтобы вы оставались на высоте во время этой важной встречи. Если вы хотите точно настроить, как вы будете готовиться к следующей экскурсии, следуйте этим важным советам, чтобы стать эффективным планировщиком деловых поездок.
Организовать поездки
Независимо от того, ваше имя указано в проездных документах или вы менеджер по командировкам, важно тщательно планировать командировки. Первым вашим шагом всегда должно быть ознакомление с политикой корпоративных поездок вашей компании.Вы организуете командировку для деловой поездки, а не планируете личный или короткий перерыв, поэтому важно соблюдать политику вашей компании.
Затем пришло время забронировать путешествие. Это может включать в себя путешествие по воздуху, по железной дороге, прокат автомобилей или даже на лодке. Подумайте о поездке «от двери до двери», чтобы сбалансировать время в пути и стоимость и удобство. Визуализируйте различные этапы поездки от А до Б. Рассмотрите детали, такие как время, которое потребуется для перехода между аэропортом и железнодорожным вокзалом, время, необходимое для заполнения документов в компании по прокату автомобилей, и может ли быть полезным хранение багажа.Используйте несколько источников и разных сайтов сравнения, исследуя, какие компании предлагают лучшие предложения. Опять же, имейте в виду любые бюджетные ограничения в туристической политике вашей компании.
Не забывайте мелкие детали. В самолете есть Wi-Fi, чтобы вы могли работать на ходу? Позволит ли уход на день раньше приехать на вашу первую встречу лучше отдохнувшим и подготовленным? На этом этапе, чем тщательнее вы готовитесь, тем увереннее и спокойнее вы будете, когда уходите.
Выберите жилье
Подготовка деловых поездок - это, конечно, только половина работы.Выбор лучшего жилья для ваших требований также имеет важное значение. Если у вас есть только одно место для встреч, убедитесь, что вы бронируете гостиницу, которая находится поблизости, - вместо того, чтобы колебаться от более роскошного варианта, который может быть напряженной 45-минутной поездкой. Используйте карты на своем смартфоне, чтобы измерить расстояния от вокзала или аэропорта до вашего отеля - и помните, что дороги и транспортные сети будут загружены в определенное время дня.
Ознакомьтесь с правилами отеля вашей компании, чтобы увидеть, есть ли какие-либо предпочтительные отели - вы также можете получить хорошую сделку.Рассматривая стоимость, убедитесь, что вы сравниваете цены на аналогичные типы размещения и выбираете что-то по справедливой цене - некоторые компании даже устанавливают стоимость в день, которая ограничивает выбор отелей.
Также стоит обратить пристальное внимание на удобства в отеле. В некоторых отелях, ориентированных на туристов, завтрак может быть подан слишком поздно для вашего раннего старта, а для деловых путешественников вам наверняка понадобится бесплатный Wi-Fi, круглосуточное обслуживание номеров, множество точек питания для зарядки ваших устройств. CWT Hotel Intel дает путешественникам доступ к проверенным отзывам отелей и может быть удобным инструментом для планировщиков деловых поездок.
Создать подробный маршрут
Ваш маршрут - ваш план успешной деловой поездки. Используйте его, чтобы контролировать каждую деталь - от времени транспорта и имен тех, с кем вы встречаетесь, до бронирования билетов и адреса отеля. Не забудьте уделить себе дополнительное время в своем маршруте для отдыха, совещаний, которые были отложены или перенесены, и из-за загруженного движения.Подумайте об использовании специально разработанного инструмента, такого как приложение myCWT ™, который синхронизирует ваш маршрут с рабочими календарями и позволяет путешественникам поделиться этим с коллегами. Это удобно с точки зрения коммуникации и эффективности, а также в качестве меры безопасности, если вы путешествуете в незнакомом месте.
Исследуй свой пункт назначения
Возможно, вы путешествуете в пункт назначения, с которым знакомы и чувствуете себя комфортно. Или вы можете въехать на неизведанную территорию. Если это так, исследования необходимы, чтобы избежать ненужного риска.Например, в некоторых городах хорошо известны карманы для подбора, поэтому вам нужно быть особенно осторожными при хранении важных и дорогих вещей, таких как телефоны, в ваших карманах. В зависимости от того, куда вы идете, ознакомление с текущей политической ситуацией в пункте назначения также может быть разумным.
Возможно, вы едете в город или страну с другой культурой и обычаями. Старайтесь не выглядеть глупо или, что еще хуже, вызывать оскорбления, изучая различия в поведении и манерах за до того, как вы приедете за Например, если вы принимаете потенциальных клиентов на обед, знаете ли вы этикет на чаевые или когда вы даете людям свои визитные карточки? Или, если вы посещаете страну, где английский не является распространенным языком, вы можете даже выучить несколько основных фраз, таких как приветствия и «спасибо», которые могут иметь значение при создании хорошего первого впечатления.
Подготовьте проездные документы
Часов тщательной подготовки и исследований будут потрачены впустую, если вы забудете важные проездные документы.Для поездок между странами требуется действующий действующий паспорт, проездные билеты и иногда виза. Важно выяснить, нужна ли вам виза как можно скорее, даже если вы просто проезжаете через страну, не выходя из аэропорта. Некоторым посольствам может потребоваться несколько дней или даже недель для выдачи виз. Даже если вы не едете в другую страну, вам может потребоваться удостоверение личности с фотографией, чтобы уточнить, что ваше имя соответствует имени в билете - ваш паспорт или водительские права являются наилучшими вариантами, поэтому всегда держите их в безопасности.
Запомни свои электронные аксессуары
Будьте максимально продуктивны в своей поездке, беря ноутбук или планшет - это сделает ваше путешествие действительно важным. Не забудьте также упаковать соответствующие зарядные устройства и адаптеры. Обычно вы можете забрать их в аэропорту, когда проходите через них, но готовность - это ключ, и в конечном итоге вы сэкономите время и деньги.
Приготовьтесь к своей встрече
Итак, вы выполнили все правильные шаги для планирования деловой поездки, но как насчет ваших деловых целей и самой встречи? Записывание того, чего вы надеетесь достичь в поездке, может помочь вам сосредоточиться - даже если вы просто хотите обратиться к новым контактам или получить общий обзор потенциального нового клиента.Вооружитесь как можно большим количеством информации о людях, которых вы встретите, а также о местах, где они будут. Какой дресс-код? Например, если вы посещаете промышленную площадку, вам понадобится прочная обувь? Если вы собираетесь выступить с презентацией, в каком формате она будет работать, и будет ли у вашего хозяина необходимое оборудование? Просто отправьте электронное письмо заранее, чтобы проверить, есть ли у них подходящие экраны и кабели, и вы сможете избежать смущающих задержек или путаницы, из-за которой ваша встреча начнется неуклюже.Это первое впечатление имеет значение, так что дайте себе лучший шанс сделать хорошее.
Выделив время для подготовки, проведя некоторые подробные исследования и следуя этим советам, вы можете оптимизировать свои шансы на продуктивную и приятную поездку.
[1] https://www.gbta.org/news-and-advocacy/newsroom/global-business-travel-spend-topped-record-breaking-12-trillion-usd-in-2015-will-reach- 16 триллионов к 2020 году
Другие публикации
, срывов рейса в командировке: кто получает компенсацию?Если вы часто ездите в командировки или нанимаете людей, которые путешествуют по Европе или за ее пределами, я гарантирую вам этот интерес.
Сегодня вы отправляетесь в командировку.
Это важная встреча, ваш начальник попросил вас быть на месте: вы не можете просто организовать видеозвонок.
Он или она забронировали билет и заплатили за него деньгами компании.
По какой-то причине ваш самолет задерживается. Вы прибываете в пункт назначения более чем на 3 часа позже, чем ожидалось.
Хорошие новости: Пассажиры на рейсе имеют право на компенсацию до 600 € в соответствии с постановлением ЕС 261/2004.
Ваш рейс задержался? Отменено? Авиакомпания может вам деньги (до 600 евро)!
Но кто получает деньги: ваш работодатель, который заплатил за билет, или вы, кто пострадал от срыва?
Узнайте правила компенсации, когда дело доходит до командировок!
Срыв рейса в командировке: кто должен требовать компенсацию?
В соответствии с Регламентом ЕС 261/2004 (EU 261), только авиапассажир может подать заявление и потребовать компенсацию за задержку или отмену рейса.
Неважно, кто забронировал и оплатил билет, будь то сотрудник, его или ее начальник или кто-то еще в компании.
Требование о компенсации за задержанную, отмененную или перебронированную командировку должно быть подано лицом, которое летало (или предполагалось).
Вы были в такой ситуации за последние 5 лет? Заполните информацию о вашем рейсе в нашем Компенсационном калькуляторе и узнайте, имеете ли вы право!
Более важно: кто получает деньги?
Опять же, ЕС 261 заявляет, что именно пассажир имеет право на компенсацию за задержанный, отмененный или перебронированный рейс.
Даже если компания оплатила билеты.
Что это значит, если вы работодатель? Ну, твой работник получает деньги, а ты нет. Компания не имеет права на компенсацию.
Компенсация отличается от возмещения
Если вы работодатель, это может показаться вам несправедливым. Но имейте в виду, что компенсация названа так, потому что она предназначена для компенсации неприятностей, причиненных авиапассажиру .
Компенсация не является возмещением: поэтому сумма является фиксированной и не зависит от цены билета. Даже если билеты были куплены с использованием воздушных миль, путешественник по-прежнему имеет право на компенсацию.
Был ли билет на место в эконом-классе или бизнес-классе, также не имеет значения, чтобы определить размер компенсации и кто имеет право на нее.
Должен ли работник передать компенсацию компании?
Нет, деньги были выплачены сотруднику, который путешествовал, чтобы компенсировать их стресс и расстроенный полет.Путешественник является бенефициаром.
При этом контракт с работодателем может заставить работника выплатить компенсацию компании.
Это означает, что , если в контракте ваших сотрудников есть пункт, в котором говорится, что если они успешно потребуют компенсацию согласно Регламенту ЕС 261/2004 после сорванной командировки, они должны передать компенсацию , тогда они действительно должны это сделать.
командировок: если рейс был отменен, компании могут вернуть свои деньги
В Регламенте указано, что в случае отмены рейса авиакомпания должна предоставить запасной рейс или возместить стоимость билета.
Если меры по изменению маршрута не подходят для командировки (например, из-за того, что пассажир пропускает встречу), то работник может потребовать как возмещение билета, так и компенсацию.
В этой ситуации компенсация будет по-прежнему выплачиваться сотруднику, который должен путешествовать, но компания может по праву потребовать возмещение.
Кто оплачивает расходы, связанные с перебоями?
Авиакомпания должна оплачивать дополнительные расходы, связанные с задержкой, отменой или перебронированием рейса, а не компанией.
Однако в большинстве случаев процесс выглядит следующим образом:
Сотрудник должен заплатить своими собственными деньгами, сохранить квитанции и попросить авиакомпанию о возмещении .
Сюда входят питание, напитки и, если необходимо, транспорт в отель и из отеля рядом с аэропортом, а также стоимость номера.
Если авиакомпания не принимает никаких мер, вам придется сделать это самостоятельно. Но не ходите и не бронируйте номер в пятизвездочном отеле на другом конце города: авиакомпания обязана вернуть вам деньги, только если расходы будут сочтены разумными.
Узнайте больше о правах пассажиров в случае отмены рейсов!
Сколько вы имеете право?
Размер компенсации зависит от дальности полета:
- 250 € для рейсов менее 1500 км
- 400 € для рейсов между 1500 и 3500 км и рейсов внутри сообщества
- 600 € для рейсов свыше 3500 км
Тем не менее, это несколько ситуаций, которые влияют на сумму компенсации.
Например, если первоначальный рейс отменен, но авиакомпания предоставляет альтернативный рейс, чтобы доставить вас к месту назначения с задержкой менее 2 часов, вы имеете право на «только» 50% компенсации.
Для получения дополнительной информации, прочитайте этот пост о том, сколько денег вы можете требовать.
Заполните информацию о своем рейсе и узнайте, имеете ли вы право на компенсацию в течение 3 минут
Если рейс не соответствует требованиям правил ЕС, обратите внимание на Монреальскую конвенцию
Регламент ЕС распространяется только на:
- рейсов внутри ЕС
- рейсов из ЕС в пункт назначения за пределами ЕС Рейс
- , выполняемый за пределами ЕС с пунктом назначения в ЕС, выполняемый европейским авиаперевозчиком
Если ваш рейс не входит ни в одну из категорий, EU 261 не может вам помочь...
... но Монреальская конвенция могла бы.
Это относится к международным рейсам между странами, которые ратифицировали соглашение (в настоящее время 120 стран). Это также относится к рейсу, который отправляется и прибывает в одну и ту же страну, если он включает остановку в третьей стороне (не имеет значения, ратифицировала ли эта третья страна Конвенцию или нет).
Подробнее о Монреальской конвенции и международных правах пассажиров
Заключительные слова о командировках и правах на компенсацию
Пассажиры в командировках имеют такое же право на компенсацию, как и любые другие авиапассажиры.
Несмотря на то, что они не забронировали и не заплатили за билеты, именно они обналичивают компенсацию.
Не забудьте подписаться на новостную рассылку ClaimCompass: помимо полезных советов, которых вы не найдете в блоге, вы получите бесплатный контрольный список, чтобы узнать, имеете ли вы право на компенсацию от вашей авиакомпании!
Вы также можете быть заинтересованы в:
,
