Командировка на собственном автомобиле как оформить


Командировка на личном автомобиле - Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Документы до отъезда

Если сотрудник едет в командировку на своей машине, это нужно отметить в приказе о командировке (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К унифицированной форме Т-9 стоит добавить поле “Проезд к месту командировки”.

Посмотреть пример приказа

Кроме того, при использовании личного автомобиля нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение и прописать в нем размер компенсации за использование личного транспорта в интересах компании (ст. 188 ТК РФ).

Соглашение можно составить в свободной форме и уточнить, что оно, допустим, дополнит раздел “Особые условия” действующего трудового договора.

В соглашении пропишите:

  • название, дату, номер
  • название компании и ФИО сотрудника
  • номер паспорта транспортного средства, которое сотрудник будет использовать для выполнения должностных обязанностей. Также возьмите у сотрудника заверенную копию ПТС, свидетельства о регистрации авто, чтобы при необходимости подтвердить, что он — собственник авто
  • характеристики транспортного средства: модель, год выпуска, цвет,  объем двигателя, государственный регистрационный знак, идентификационный номер (VIN)
  • порядок возмещения расходов (покупка ГСМ, текущий ремонт в период эксплуатации авто в служебных целях: по норме или по факту — подтвержденные расходы)
  • сроки выплаты компенсации и возмещения расходов
  • дату вступления соглашения в силу
  • название, реквизиты, подписи работодателя (гендиректора), данные и подпись сотрудника

Посмотреть пример соглашения

Расчет затрат на проезд

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Пример

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

 

Модель автомобиля  Число и   расположение цилиндров Мощность двигателя, л.с.  Рабочий  объем, л  КПП   Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186) 4L 87 1,596   5М 8,6

 

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Закрывающие документы

Для компенсации расходов после командировки на личном автомобиле сотрудник приносит в бухгалтерию:

  • авансовый отчет
  • служебную записку

Посмотреть пример служебной записки

  • путевой лист (заполняет командированный сотрудник)

Посмотреть пример путевого листа

  • чеки, квитанции, счета за ГСМ.

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использование личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Форму путевого листа смотрите в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Форма предусмотрена для юрлиц-перевозчиков, но ее можно  адаптировать. Также можно подготовить свою форму (и написать об этом в локальном акте — положении о командировках, например). В последнем случае обязательны реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

  • название и номер,
  • срок действия путевого листа = даты поездки (число, месяц, год). Не больше месяца. Период командировки должен совпадать с тем, что написано в служебной записке, иначе у налоговиков возникнут вопросы к учету расходов.
  • собственник (владелец) транспортного средства (в нашем случае — ФИО сотрудника, адрес, телефон),
  • сведения о транспортном средстве (тип, марка, номер, реквизиты ПТС, дата прохождения ТО перед поездкой, показания одометра при отъезде и приезде — пробег в км.),
  • данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения).

В путевой лист нужно включить подробный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток топлива на начало и конец поездки, заправка в течение поездки. Важно, чтобы чеки (с АЗС, например) были из пунктов следования по маршруту командировки — совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопросы налоговой.

Резюмируем

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

  • заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
  • в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
  • после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
  • после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).
дилемма автопутешествия: аренда против Вождение собственного автомобиля

Вы наметили каждую минуту своего предстоящего путешествия. Вы забронировали номера, экскурсии и даже записали, не пропустите посетителей и погружений.

Но кто за рулем? И что? Когда дело доходит до езды на дальние расстояния, не все стремятся достать свои ключи. Дорожные поездки могут увеличить пробег и текущее обслуживание - и это только известные недостатки использования вашего личного автомобиля. Ваш тур по национальному парку может привести к тому, что ваш дорогой Pontiac будет заряжаться от оперативной памяти или протарен зарядным устройством.

Когда вы взвешиваете вождение своего автомобиля вместо аренды автомобиля для вашего следующего дорожного путешествия, вам нужно сократить некоторые цифры - пробег бензина, страховка арендованного автомобиля, амортизация транспортного средства и т. Д. Мы проведем вас через долларов и центов всего этого. (О, еще одна вещь: прежде чем вы начнете планировать свое путешествие, обязательно проверьте наличие каких-либо ограничений на поездки штата. Таким образом, ваши планы вождения не должны совершать неожиданный разворот.)

> Получите расценки на страховку проката автомобиля

Можете ли вы сэкономить, арендовав автомобиль для автопутешествия?

Кажется очевидным, что аренда машины для поездки будет дороже, чем просто взять машину у дороги.Но иногда аренда автомобиля может быть более дешевой альтернативой. Примите во внимание следующие факторы:

Страхование автомобиля: Стоимость страховки на прокат автомобиля может потенциально добавить до 30 долларов к вашей дневной ставке, в зависимости от того, какие виды страхования вы покупаете. 1 Чтобы сэкономить деньги, вы можете купить наш Прокат Car Damage Protector, который обеспечивает первичное страхование от потери / повреждения при столкновении до 40 000 долларов США всего за 9 долларов США в календарный день. Вы также получаете круглосуточную помощь по горячей линии, поэтому, если у вас возникнут проблемы в пути, вы можете позвонить нам в любое время.

Если вы в конечном итоге повредите арендованный автомобиль, за рулем которого вы можете сэкономить тонну, то Защитник от проката автомобиля. Это потому, что нет никакой франшизы, чтобы заплатить, если вы несете покрытый убыток. Однако, если вы пользуетесь собственным страховым покрытием, вам придется заплатить франшизу (которая может составлять 500, 1000 или более долларов) - и , и ваши страховые тарифы могут возрасти после того, как вы подадите заявку.

Пробег на бензине: Если ваш ежедневный водитель - GMC Yukon, который комбинирует 17 миль на галлон, подумайте о том, чтобы оставить его на стоянке и арендовать топливную гильзу для вашей поездки.Арендуйте Prius Eco 2019 вместо этого, и вы получите в среднем 56 миль на галлон вместе. Это означает, что вы можете преодолеть расстояние, превышающее троекратное расстояние на один галлон газа. 2

Расходы на амортизацию: Долгая поездка может нанести дорогой ущерб вашему автомобилю, даже если вы не заметите это сразу. Каждая миля приводит к определенному износу двигателя, шин и других движущихся частей. ItStillRuns предлагает простой способ подсчета затрат на износ по миле. Типичный тариф для большого внедорожника составляет около 34 центов за милю, что в сумме составляет 680 долларов за поездку в 2000 миль.

Штрафы за аренду: Люди, которые арендуют свой автомобиль, также могут уклоняться от длительных поездок. Вам придется платить штраф в размере до 30 центов за милю за каждую милю, которую вы проезжаете сверх суммы, указанной в контракте, которая обычно составляет около 12 000 или менее в год. 3

Если итоговая стоимость вождения вашего собственного автомобиля по сравнению с арендованным автомобилем является фактором номер один, влияющим на ваше решение, то вам понадобится карандаш, бумага и калькулятор.

Во-первых, Scout Rent Car предлагает вам узнать, сколько вы можете заплатить.Еженедельные расценки - это, как правило, лучший вариант. Обязательно добавьте расходы на газ, страховку аренды и любые дополнительные сборы.

Теперь вам нужно рассчитать стоимость вождения вашего собственного автомобиля. Это включает в себя знание вашего общего пробега, определение средней цены на бензин в районах, через которые вы будете проезжать, а также учет топливной эффективности вашего автомобиля.

Подождите, вы знаете, что проще, чем выполнять всю эту математику? Используя этот прокатный автомобиль по сравнению с вашим автомобильным калькулятором.

Еще 5 причин, по которым вы, возможно, захотите арендовать автомобиль для дорожного путешествия.

  1. Вы слишком любите свой автомобиль. Если у вас есть новый автомобиль, который можно шлепнуть, вы можете с трудом пробежать на нем 5000 миль в неделю, когда у вас все еще не получается выбрать его на парковке. Это скорее психологическое препятствие, но вы, вероятно, хотите, чтобы ваша машина выглядела новой, если она имеет запах новой машины.
  2. Ваш автомобиль ненадежен. Если вы ездите на венчике - знаете, ржавое ведро, которое уже давно на пенсии - на свалке - тогда вы уже знаете ответ.Он едва годен, чтобы довести вас до конца дороги; его нельзя взять с собой в путешествие.

    Прокатный автомобиль с гораздо меньшей вероятностью доставит вам неприятности на дороге. Если это произойдет, вы всегда можете позвонить в службу поддержки по круглосуточной горячей линии. Просто знайте, что Прокат Car Damage Protector не покрывает расходы на буксировку или помощь на дороге. Он предназначен для покрытия расходов, если автомобиль, который вы арендуете, украден или поврежден в результате несчастного случая или когда он оставлен без присмотра.

  3. Вы хотите попробовать что-то новое. Поездка может быть отличным временем для тест-драйва нового автомобиля. В конце концов, это гораздо более всеобъемлющий опыт, чем обходить дилерский центр, пока продавец неуклюже садится за ружье.
  4. Вам нужен автомобиль, который больше / жестче / безопаснее. Например, если ваша поездка будет проходить по гористой местности, и вы едете на фургоне с приводом на задние колеса, вы можете рассмотреть возможность аренды автомобиля. Точно так же, если шестеро из вас отправляются в поход, а вы и ваш малолитражный автомобиль нарисовали короткую палку, начните просматривать сайты проката.
  5. Вы просто хотите сладкую поездку. Существует еще одно соображение, когда ваш нынешний автомобиль не совсем подходит для поездки, и этот может показаться поверхностным и полностью эгоистичным. Это потому что это так. Вам может понадобиться автомобиль, который едет быстро, выглядит круто или просто не является Mercury Tracer 97 года, даже если он в отличном состоянии. Помните, поездка - это обычно отпуск, верно? Это перерыв в рутине и время побаловать себя. Одни любят массаж горячими камнями, другие предпочитают открывать люк и крутить V6 на открытой дороге.Мы даже предложили несколько предложений по аренде роскошных автомобилей, если вы в этом направлении.

Не существует жесткого и быстрого правила определения того, имеет ли смысл арендовать автомобиль или использовать собственное транспортное средство для поездки. Лучший способ - просто рассмотреть все последствия использования своей собственной поездки или оплаты чужой. Таким образом, единственное, о чем вы должны догадаться после начала поездки, - это почему вы не просто полетели на Бермудские острова.

Статьи по теме

. Как организовать поездку на поезде Из Лондона в Гранаду, Испания

Посетители Гренады, Испания, могут осмотреть великолепный дворец Альгамбра. (Фото: Jupiterimages / Pixland / Getty Images)

Благодаря инновационным технологиям поездов, таким как Eurostar, легко путешествовать из Лондона, Англия, в Гранаду, Испания. В Европе одна из лучших железнодорожных систем в мире, и поездки по странам можно легко организовать на сайтах Eurostar и Europe Rail. Билеты также можно приобрести на станциях.

Шаг 1

Закажите билет Eurostar от лондонского международного вокзала Сент-Панкрас до парижского международного вокзала Гар-дю-Нор. Eurostar - это международный поезд, который путешествует по Английскому каналу в континентальную Европу. Выберите Лондон в качестве станции отправления и Париж в качестве станции отправления. Введите данные своей кредитной карты в защищенную базу данных, чтобы купить билет. Распечатайте код подтверждения, и ваш билет будет ждать на станции Сент-Панкрас. Вам понадобится удостоверение личности с фотографией, чтобы забрать свой билет.

Шаг 2

Садитесь на поезд из Парижа в Мадрид, бронируя через Rail Europe. Выберите Париж как ваш отъезд и Мадрид как ваш приезд. Купите билет с помощью кредитной карты. Некоторые поезда требуют пересадочного поезда между двумя городами. Внимательно прочитайте маршрут перед покупкой.

Шаг 3

Сядьте на поезд в отеле Elipso и доезжайте примерно на шесть часов из Парижа в Мадрид на ночь, заказав в Rail Europe. Это экономит на стоимости отеля и позволяет вам просматривать Париж на весь день.Вы должны использовать кредитную карту, чтобы купить билет онлайн.

Шаг 4

Сядьте на поезд Altaria для четырехчасовой поездки из Мадрида в Гранаду через Rail Europe. Отправление из Мадрида и прибытие в Гранаду.

Шаг 5

Купите билет на метро до станции по вашему выбору. Билет необходимо приобрести на станции метро в Гранаде.

Шаг 6

Если вы путешествуете по Европе, вы можете обнаружить, что железнодорожный пропуск предлагает вам лучшую цену и большую гибкость, чем покупка индивидуальных билетов на каждую часть вашей поездки.Пропуски Eurail можно заказать на веб-сайте Eurail и могут предоставить вам дополнительные скидки, например, на паромы или автобусы. Тем не менее, обратите внимание, что вам все равно нужно будет сделать предварительный заказ и заплатить дополнительную плату за некоторые поезда. Заказ железнодорожных пропусков на сайте Eurail; Вы можете оплатить с помощью кредитной карты или счета PayPal.

Раскрытие информации

Leaf Group является партнером по контенту США СЕГОДНЯ, предоставляющим общую туристическую информацию. Его содержание производится независимо от США СЕГОДНЯ.

Как спланировать идеальное дорожное путешествие для начинающих за 6 шагов

Знание того, как водить автомобиль, позволит вам насладиться одним из самых запоминающихся впечатлений от отпуска - поездкой. Поездка - это общая фраза, которая описывает длинный путь, совершаемый в автомобиле для удовольствия. Дорожные поездки требуют небольшого планирования. Вот несколько советов, которые помогут сделать вашу первую поездку успешной.

6 советов по планированию вашего первого путешествия

  1. 1

    Выберите пункт назначения.Это хорошая идея, чтобы выбрать пункт назначения, который не слишком далеко для вашего первого путешествия. Поездка может длиться всего один день. Например, выберите город в нескольких часах езды для своей первой поездки. Вам понравится приятно доехать до места назначения, провести некоторое время в новом месте и вернуться домой всего за один день.

  2. 2

    Выберите маршрут. Многим людям, которые совершают автомобильные поездки, нравится выбирать живописный маршрут к выбранному месту назначения. Вы можете использовать карту или Интернет, чтобы спланировать маршрут.Некоторые водители предпочитают выезжать на дорогу, а не на автомагистрали между штатами, когда они отправляются в автомобильные поездки. Хотя это может занять больше времени, чтобы добраться до места назначения на этих дорогах, виды будут намного интереснее.


    Бирюзовая тропа в Нью-Мексико - одна из тысяч живописных дорог, которые вы можете пройти в США.

  3. 3

    Рассмотрите ваш автомобиль. Некоторые автомобили просто не предназначены для дальних поездок. Автомобили, которые особенно подходят для дорожных поездок, - это кабриолеты, спортивные автомобили, автомобили с большим пробегом бензина и небольшие кроссоверы-внедорожники.Внедорожники и минивэны также являются хорошими транспортными средствами, если вы путешествуете с несколькими людьми или вашей семьей. Транспортными средствами, которые не могут быть отличным выбором для дорожных поездок, являются большие грузовики, большие внедорожники и фургоны. Убедитесь, что у вас будет достаточно места для пассажиров, так как вы проведете несколько часов в автомобиле. Также постарайтесь выбрать автомобиль, у которого большой пробег, чтобы снизить стоимость поездки.

  4. 4

    Получить настроение. Если вы планируете ездить на автомобиле на дальние расстояния в течение нескольких дней, перед отъездом рекомендуется проверить механику на наличие проблем.Замените масло, залейте жидкость для стеклоочистителя и убедитесь, что все фары находятся в рабочем состоянии. Эти шаги уменьшат вероятность того, что вы окажетесь в затруднительном положении или столкнетесь с механическими проблемами во время вашей поездки.


    Работающие автомобильные фары гарантируют, что другие водители увидят вас даже в условиях ограниченной видимости. Это крайне важно для предотвращения несчастных случаев.

  5. 5

    Планирование остановок. Разумно предположить, что вам нужно будет отдыхать каждые два или три часа.Если есть интересный город, парк, магазин или ресторан, который вы хотели бы видеть в своей поездке, расписание останавливается соответственно. Это все часть поездки.


    Чтобы насладиться остановкой, убедитесь, что вы заперли свой автомобиль и не оставили ценные вещи на виду

  6. 6

    Принесите развлечения. Конечно, водитель должен сосредоточить свое внимание на дороге. Пассажиры, однако, могли бы хотеть некоторого развлечения по пути. Портативные DVD-плееры с наушниками, MP3-плеерами, книгами, кроссвордами, журналами и путевыми журналами - вот отличные идеи для того, чтобы скоротать время в дороге.

Важно помнить, что поездка является самой важной частью дорожного путешествия.

Не торопитесь. Если есть что-то интересное, вы хотели бы остановиться и посмотреть, сделайте это. Это все часть опыта. В следующий раз, когда вы планируете отдых для себя и своей семьи или быстрый отдых для своих друзей, подумайте о вождении, а не о полете. Вы можете обнаружить, что выезд на открытую дорогу является вашим предпочтительным средством передвижения.

Некоторые автомобили просто не предназначены для дальних поездок.Автомобили, которые особенно подходят для дорожных поездок, - это кабриолеты, спортивные автомобили, автомобили с большим пробегом бензина и небольшие кроссоверы-внедорожники. Внедорожники и минивэны также являются хорошими транспортными средствами, если вы путешествуете с несколькими людьми или вашей семьей. Транспортными средствами, которые не могут быть отличным выбором для дорожных поездок, являются большие грузовики, большие внедорожники и фургоны. Убедитесь, что у вас будет достаточно места для пассажиров, так как вы проведете несколько часов в автомобиле. Также постарайтесь выбрать автомобиль, у которого большой пробег, чтобы снизить стоимость поездки.

" } }, { "@type": "HowToStep", «позиция»: «4», "name": "Получить мелодию.", "itemListOrder": "http://schema.org/ItemListOrderAscending", "ItemListElement": { "@type": "HowToDirection", "текст": "

Если вы планируете ездить на автомобиле на дальние расстояния в течение нескольких дней, перед отъездом рекомендуется проверить механику на наличие проблем. Замените масло, залейте жидкость для стеклоочистителя и убедитесь, что все фары находятся в рабочем состоянии. Эти шаги уменьшат вероятность того, что вы окажетесь в затруднительном положении или столкнетесь с механическими проблемами во время вашей поездки.

" } }, { "@type": "HowToStep", «позиция»: «5», "name": "План остановок", "itemListOrder": "http://schema.org/ItemListOrderAscending", "ItemListElement": { "@type": "HowToDirection", «текст»: «Разумно предположить, что вам нужно будет отдыхать каждые два или три часа. Если есть интересный город, парк, магазин или ресторан, который вы хотели бы увидеть в своей поездке, расписание останавливается соответственно. Это все часть поездки. " } }, { "@type": "HowToStep", «позиция»: «6», "name": "Принеси развлечения.», "itemListOrder": "http://schema.org/ItemListOrderAscending", "ItemListElement": { "@type": "HowToDirection", «текст»: «Конечно, водитель должен сосредоточить свое внимание на дороге. Однако пассажирам, возможно, по пути понадобятся развлечения. Портативные DVD-плееры с наушниками, MP3-плееры, книги, кроссворды, журналы, а путевые журналы - отличные идеи для скоротечного путешествия ». } } ] }

.

Смотрите также